Komunikasi yang efektif penting bagi manajer dalam organisasi untuk melakukan fungsi dasar manajemen, yaitu, Perencanaan, Pengorganisasian, Memimpin dan Mengontrol. Komunikasi membantu manajer untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawab mereka. Komunikasi berfungsi sebagai dasar untuk perencanaan. Semua informasi penting harus dikomunikasikan kepada manajer yang pada gilirannya harus mengkomunikasikan rencana sehingga dapat mengimplementasikannya. Pengorganisasian juga membutuhkan komunikasi yang efektif dengan orang lain tentang tugas pekerjaan mereka. Demikian pula para pemimpin sebagai manajer harus berkomunikasi secara efektif dengan bawahan mereka untuk mencapai tujuan tim. Mengontrol tidak mungkin dilakukan tanpa komunikasi tertulis dan lisan.
Manajer mencurahkan sebagian besar waktu mereka dalam komunikasi. Mereka umumnya mencurahkan sekitar 6 jam per hari dalam berkomunikasi. Mereka menghabiskan banyak waktu untuk komunikasi tatap muka atau telepon dengan atasan, bawahan, kolega, pelanggan, atau pemasok mereka. Manajer juga menggunakan Komunikasi Tertulis dalam bentuk surat, laporan atau memo di mana pun komunikasi lisan tidak memungkinkan. Dengan demikian, kita dapat mengatakan bahwa “komunikasi yang efektif adalah blok bangunan organisasi yang sukses”. Dengan kata lain, komunikasi bertindak sebagai darah organisasi. Pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi dapat diringkas sebagai berikut:
- Komunikasi mendorong motivasi dengan memberi tahu dan mengklarifikasi karyawan tentang tugas yang harus dilakukan, cara mereka melakukan tugas, dan bagaimana meningkatkan kinerja mereka jika tidak sesuai dengan standar.
- Komunikasi adalah sumber informasi kepada anggota organisasi untuk proses pengambilan keputusan karena membantu mengidentifikasi dan menilai tindakan alternatif.
- Komunikasi memainkan peran penting dalam mengubah sikap individu, yaitu, individu yang berpengetahuan luas akan memiliki sikap yang lebih baik daripada individu yang kurang informasi. Majalah, jurnal, pertemuan organisasi, dan berbagai bentuk komunikasi lisan dan tertulis lainnya membantu membentuk sikap karyawan.
- Komunikasi membantu dalam bersosialisasi. Dalam kehidupan sekarang ini, satu-satunya kehadiran individu lain memupuk komunikasi. Juga dikatakan bahwa seseorang tidak dapat bertahan hidup tanpa komunikasi.
- Komunikasi membantu dalam mengendalikan proses. Ini membantu mengendalikan perilaku anggota organisasi dengan berbagai cara. Ada berbagai tingkat hierarki dan prinsip serta pedoman tertentu yang harus diikuti karyawan dalam suatu organisasi. Mereka harus mematuhi kebijakan organisasi, menjalankan peran pekerjaannya secara efisien, dan mengomunikasikan masalah pekerjaan dan keluhan kepada atasan mereka. Dengan demikian, komunikasi membantu dalam mengendalikan fungsi manajemen.
Sistem komunikasi yang efektif dan efisien membutuhkan kemampuan manajerial dalam mengirim dan menerima pesan. Seorang manajer harus menemukan berbagai hambatan untuk komunikasi, menganalisis alasan terjadinya dan mengambil langkah-langkah pencegahan untuk menghindari hambatan tersebut. Dengan demikian, tanggung jawab utama seorang manajer adalah mengembangkan dan memelihara sistem komunikasi yang efektif dalam organisasi.