Negosiasi merupakan kegigiatan atau suatu cara yang dilakukan orang-orang untuk menyelesaikan perbedaan. Maka proses ini merupakan proses di mana kompromi atau kesepakatan dapat dicapai serta mengupayakan untuk menghindari argumen berlebih dan perselisihan. Pada dasarnya perselisihan dapat dipahami bahwa setiap individu atau pihak yang bernegosiasi memiliki tujuan dan berupaya untuk mencapai hasil terbaik untuk posisi mereka (atau mungkin organisasi yang mereka wakili). Namun prinsip keadilan atau kewajaran, mencari keuntungan bersama dan menjaga hubungan adalah kunci keberhasilan dalam negosiasi.
Bentuk negosiasi dapat digunakan dalam banyak situasi: misalnya urusan internasional, sistem hukum, pemerintahan, perselisihan dalam industriatau hubungan rumah tangga. Namun, keterampilan negosiasi secara umum dapat dipelajari dan diterapkan dalam berbagai aktivitas. Keterampilan negosiasi bisa sangat bermanfaat dalam menyelesaikan segala perbedaan yang timbul antara individu satu dengan individu lainnya atau pihak satu dengan pihak lain. Tahapan Negosiasi pada prinsipnya meliputi persiapan, diskusi, memperjelas tujuan, bernegosiasi, mencapai kesepakatan dan dilanjutkan dengan tindakan. Untuk mencapai hasil yang diinginkan, dapat mengikuti pendekatan terstruktur dalam negosiasi. Misalnya, dalam situasi kerja, sebuah pertemuan mungkin perlu diadakan di mana semua pihak yang terlibat dapat hadir. Uraian singkat tentang proses negosiasi adalah sebai berikut :
1. Persiapan
Tahap pertama dalam negosiasi adalah persiapan. Tahap iini merupakan tahap mendasar dimana kita perlu menentukan banyak hal yaitu mengenai kapan dan di mana pertemuan akan diadakan, mengidentisikasikan permasalahan yang akan dibahas, menunjuk atau menentukan siapa yang akan diundang dan siapa yang hadir. Penting juga dalam tahap ini adalah menetapkan batas waktu untuk membantu mencegah perselisihan terus berlanjut.
Tahap ini melibatkan memastikan semua fakta terkait dari situasi tersebut diketahui sejak dini untuk memperjelas posisi kita sendiri. Dalam contoh pekerjaan, hal ini mencakup mengetahui dan memahami peraturan organisasi, kepada siapa bantuan diberikan, kapan bantuan dirasa tidak tepat, dan alasan penolakannya. Suatu organisas mungkin mempunyai kebijakan yang dapat dijadikan sebagai rujukan dalam persiapan negosiasi. Melakukan persiapan sebelum membahas perselisihan akan membantu menghindari konflik lebih lanjut dan membuang-buang waktu selama pertemuan.
2. Diskusi
Pada tahap ini, individu atau anggota dari masing-masing pihak mengemukakan kasus menurut pandangan mereka, yaitu pemahaman mereka terhadap situasi. Keterampilan kunci pada tahap ini mencakup bertanya , mendengarkan, dan mengklarifikasi . Pada tahap ini juga penting untuk melakukan dokumentasi atau membuat catatan selama tahap diskusi, maka hal ini adalah mencatat semua poin inti yang dikemukakan, jika diperlukan klarifikasi lebih lanjut. Mendengarkan sangatlah penting, karena ketika terjadi perselisihan, kita akan mudah membuat kesalahan dengan mengatakan terlalu banyak dan terlalu sedikit mendengarkan. Masing-masing pihak harus mempunyai kesempatan yang sama untuk menyampaikan argumennya.
3. Perjelas Tujuan
Dari tahap diskusi tersebut perlu diperjelas tujuan, kepentingan dan sudut pandang kedua belah pihak yang berselisih. Akan sangat membantu jika kita membuat daftar faktor-faktor perbedaan atau permasalahan yang didasarkan skala prioritasnya. Melalui klarifikasi ini sering kali kita dapat mengidentifikasi atau menetapkan landasan bersama. Klarifikasi merupakan bagian penting dalam proses negosiasi, tanpa adanya klarifikasi maka akan terjadi kesalahpahaman yang dapat menimbulkan masalah dan hambatan dalam mencapai hasil yang menguntungkan semua pihak.
4. Bernegosiasi
Tahapan ini berfokus pada apa yang disebut dengan hasil “win-win solution” dimana kedua belah pihak merasa telah memperoleh sesuatu yang positif melalui proses negosiasi dan kedua belah pihak merasa bahwa seluruh sudut pandang mereka telah dipertimbangkan. Hasil win-win ini biasanya merupakan hasil terbaik, meskipun hal ini tidak semua tujuan diantara pihak berselisih mendapatkan semua tujuan atau harapannya (yng dinginkan masing-masing). Tahap ini merupakan bagaimana semua pihak berusaha untuk mencapai tujuan akhir diskusi.
Saran strategi atau solusi alternatif dan kompromi perlu dipertimbangkan pada tahapan ini. Kompromi seringkali merupakan alternatif positif yang sering dapat memberikan manfaat yang lebih besar bagi semua pihak dibandingkan dengan mempertahankan posisi semula.
5. Kesepakatan
Kesepakatan dapat dicapai setelah pemahaman mengenai sudut pandang dan kepentingan kedua belah pihak telah dipertimbangkan.Penting bagi semua orang yang terlibat untuk tetap berpikiran terbuka, rasional dan mengedepankan etika untuk mencapai solusi yang dapat diterima. Kesepakatan apa pun perlu dibuat dengan jelas sehingga kedua belah pihak mengetahui dan memahami apa yang telah diputuskan.
6. Tindakan
Dari kesepakatan yang telah terjadi pada tahap sebelumnya maka semua pihak adalah bertanggung jawab terhadap hasil kesepakatan. Maka kita harus memastikan bahwa seluruh pihak mengetahui apa tanggung jawab dan wewenang yang timbul dari kesepakatan. Maka tindakan adalah “kewajiban” dari semua pihak untuk melaksanakan keputusan. Perlu juga untuk membuat catatan sanksi yang dimasukan dalam kesepakatan atau hasil diskusi untuk memberikan dan menjamin profesionalitas dalam tindakan selanjutnya
Proses negosiasi memungkinkan akan berjalan lambat, tergantung permasalahan yang dibahas dan tentu saja tergantung dari kemampuan negosiator untuk memediasi dalam setiap tahapan. Jika proses perundingan gagal dan kesepakatan tidak dapat dicapai, maka perlu dilakukan penjadwalan ulang untuk pertemuan selanjutnya atau dapat juga dilakukan skorsing atau jeda beberapa menit, misal 30 menit, 60 menit atau lainnya. Penjadwalan ulang ini merupakan strategi untuk meminimalisir konflik atau perbedaan asumsi serta untuk menghindari semua pihak terjebak pada perdebatan yang melebar yang tidak hanya membuang-buang waktu namun juga dapat merusak hubungan di masa depan. Pada pertemuan berikutnya, tahapan-tahapan negosiasi harus diulangi. Ide atau kepentingan baru apa pun harus dipertimbangkan dan situasi harus ditinjau kembali. Pada tahap ini mungkin bermanfaat untuk mencari solusi alternatif lain dan/atau mengajak orang lain untuk melakukan mediasi.
Ada kalanya negosiasi dilakukan secara lebih informal. Pada saat-saat seperti ini, ketika terjadi perbedaan pendapat, tahapan-tahapan yang disebutkan di atas mungkin tidak dapat dilakukan atau dilakukan secara formal. Meskipun demikian, poin-poin penting dalam tahapan negosiasi formal mungkin dapat membantu dalam berbagai situasi informal. Pada akhirnya keberhasilan dalam negosiasi akan dipengaruhi oleh tiga hal utama yaitu sikap, pengetahuan dan komunikasi interpersonal.